Analisi dei costi nella produzione su commessa: metodi e ottimizzazione

Nel mondo delle aziende a commessa, la gestione dei costi è un tassello cruciale, da un lato, per mantenersi competitivi e, dall’altro, per garantire al sistema di business una buona redditività. La mancata gestione dei costi può infatti tradursi in un disallineamento tra i ricavi attesi e quelli effettivi. La partita si vince mettendo in piedi un sistema in grado di tenere sotto controllo i costi di commessa, non solo a consuntivo, ma anche in itinere, ossia quando ci sono ancora le condizioni per poter virare verso una rotta più remunerativa.

L’analisi dei costi nelle produzioni a commessa deve essere intesa come una sorta di catalizzatore, che consenta:

• Una gestione finanziaria efficace e puntuale
• Un aumento della competitività dell’azienda

Il mondo della produzione a commessa realizza prodotti e macchinari molti differenti fra loro e, per tale ragione, chi è chiamato a gestire gli aspetti economici e di redditività deve adottare un approccio tecnico e sofisticato all’analisi dei costi: di ciò parleremo in questa guida ai metodi e alle strategie per l’analisi e la gestione dei costi nella produzione a commessa.

 

Contabilità tradizionale Vs. Contabilità per commessa

Nel mondo delle imprese produttive, possiamo distinguere due macro-approcci alle logiche di produzione:

• La produzione in serie
• La produzione su commessa

Prendiamo a riferimento i sistemi che seguono la logica in serie: in tal caso, per ogni prodotto che viene realizzato, la contabilità tradizionale viene gestita come se esistesse una sorta di ricetta, tecnicamente definita distinta di base: in questo documento sono inseriti tutti i componenti necessari alla realizzazione del prodotto e che, dunque, possono facilmente essere tradotti in costi.

Un altro elemento che permette ai sistemi in serie di gestire efficacemente e in modo relativamente semplice i costi di produzione sono i cicli di lavoro, ovvero la sezione che tiene in considerazione l’utilizzo dei macchinari e delle risorse umane, cui corrispondono costi standard della produzione.

La somma dei costi della distinta di base e dei cicli di lavoro restituiscono un quadro potenzialmente esatto dei costi diretti della produzione in serie di un dato sistema produttivo.

A questi costi diretti vanno poi sommati i costi indiretti (amministrazione, risorse umane, logistica, ecc.). Atteso che tutte le informazioni inserite nel sistema siano corrette, la somma di costi diretti e indiretti permette al sistema di contabilità tradizionale di conoscere quanto costa all’azienda il prodotto finale: sulla base di questo calcolo è relativamente agevole comprendere quanto dovrà costare il prodotto sul mercato per garantire una redditività. Se siamo nel mondo della produzione in serie, ogni prodotto avrà la sua distinta di base, il suo ciclo, la sua quota parte di costi indiretti e, dunque, il suo costo finale.

Nei sistemi a commessa, le logiche di costo sono molto più articolate: la commessa, infatti, non realizza prodotti uguali, ma attua una personalizzazione di ogni prototipo e, di conseguenza, le relative voci di costo variano a ogni evento (ovvero ogni diversa commessa).

Esistono inoltre delle fasi della produzione a commessa, relative alla progettazione del prodotto, che non possono essere gestite come ‘semplici’ costi indiretti, bensì come una voce di costo che, in ogni evento produttivo, deve essere contabilizzata ed assegnata a quella specifica commessa.

Di conseguenza, l’analisi dei costi dei sistemi a commessa deve essere processata secondo un approccio più ampio, che ora andiamo a spiegare. Nella contabilità delle aziende su commessa, tutti i costi e le attività devono essere attribuiti e gestiti sulla singola commessa. Un esempio può aiutare a comprendere questo concetto.

Immaginiamo la progettazione e la realizzazione di una macchina per la rilegatura di libri: nel momento in cui questo progetto si avvia, l’azienda si affida ai progettisti, che sono incaricati di gestire il task, dedicando dunque un certo numero delle proprie ore lavorative alla progettazione d’assieme ed a quella di dettaglio di questa macchina e di tutti i suoi componenti. I costi legati alle ore di attività dei progettisti su questa specifica progettazione dovranno dunque essere assegnati alla relativa commessa.

In un’ottica di gestione aziendale nel suo complesso, ogni progettista deve rendicontare in che modo ha distribuito il proprio monte ore lavorative sulle varie commesse: in tal modo, per ogni commessa è possibile conoscere i costi di progettazione, amministrando l’analisi dei costi di ogni progetto. Allo stesso modo si ragionerà con tutte le altre voci di costo, come ad esempio quelle relative all’ufficio acquisti, e così via.

In altri termini, nella produzione a commessa tutti i costi aziendali (progettazione, acquisti, logistica, lavorazione, ecc.) devono essere fatti affluire nelle specifiche commesse, in modo che, per ogni evento, sarà possibile identificare tutte le relative voci di costo.

La somma di tutte le singole voci di costo a cui si aggiungono i costi generalizzati dell’intero sistema produttivo, permette di conoscere il costo totale della singola commessa. Sintetizzando in un unico concetto questo sistema di analisi: nelle commesse, anche l’analisi dei costi deve essere gestita su commessa.

 

Implementare un sistema di contabilità su commessa

Per un’azienda che opera su commessa, l’analisi dei costi assume una funzione strategicamente decisiva in quanto, essendo molto più complessa rispetto ad un’azienda che opera in serie, richiede un più alto grado di sofisticazione. Tale sofisticazione si concretizza principalmente in tre elementi:

• 1. Un sistema software, che permette di raccogliere dati in maniera organica e strutturata da tutte le fonti ed in tutti i punti del processo;
• 2. Un sistema hardware, costituito dall’infrastruttura che permette di registrare ed allocare correttamente tutti i dati (parliamo di lettori ottici, di sistemi RFID, etc);
• 3. La raccolta, l’analisi e la manipolazione dei dati per l’ottenimento delle informazioni.

A questo punto è utile andare a fondo alla questione, analizzando tutti i vantaggi dell’implementare un sistema di contabilità su commessa o di adattare il proprio sistema contabile a questa logica.

Ecco perché implementare un sistema di contabilità su commessa.

Aumento della precisione nella gestione dei costi

Tracciare in modo preciso i costi ei ricavi per ogni progetto permette di sviluppare un sistema di analisi dei costi nettamente più dettagliato rispetto a quello che si ottiene adattando i sistemi della produzione in serie a un meccanismo produttivo che funziona secondo logiche completamente differenti.

Supponiamo ad esempio che una commessa presenti un costo superiore del 5% rispetto a quanto è stata venduta, un sistema di questo tipo consente di andare a fondo all’analisi e di individuare le criticità che hanno generato la perdita, intervenendo per risolverla in maniera mirata.

Aumento dell’efficienza operativa e riduzione degli sprechi

Conoscere le aree di progetto e le fasi che superano il budget definito permette di attuare interventi migliorativi e risolutivi, operando direttamente sulle criticità poste in essere. Supponiamo che nel processo di progettazione e realizzazione di una macchina per la rilegatura dell’esempio precedente, l’ufficio progettazione abbia già raggiunto oltre 80 ore di lavoro sulle 100 totali stimate, ma il processo è ancora al 50% del proprio percorso; un attento monitoraggio permette di riconoscere in anticipo la criticità, riadattando il sistema di progettazione secondo una visione di efficienza operativa, riducendo e/o contenendo per tempo gli extra costi.

Miglioramento nelle decisioni strategiche

Immaginiamo che dopo 5 o 10 commesse tra loro similari, già realizzate, siano stati raccolti importanti dati sull’intero processo di gestione della commessa: in questo caso è possibile analizzare il delta delle variazioni tra quanto definito a preventivo e quanto effettivamente emerso a consuntivo. Grazie a questo approccio è possibile rilevare l’andamento, non solo del singolo progetto, ma anche delle sottoaree di ogni commessa.

analizzando la performance di ogni singolo processo e sottoprocesso della commessa. In tal modo, l’azienda può acquisire consapevolezza dei punti potenziali di miglioramento, ponendo gli opportuni accorgimenti (ad esempio l’azienda può decidere di esternalizzare la fase di progettazione se dovesse riscontrare inefficienze strutturali relative a quello specifico processo).

Aumento della trasparenza e dell’efficacia comunicativa con il committente

Una gestione ottimale dell’analisi dei costi su commessa si riflette anche in un miglioramento delle relazioni con il cliente, utilissime nella gestione dei rapporti di lavoro e di eventuali variazioni sugli accordi. Immaginiamo, ad esempio, che il costo dell’acciaio, materia prima fondamentale nella gestione di una data commessa, aumenti del 5% rispetto a quando sono stati definiti gli accordi commerciali tra azienda e cliente. Attraverso una rendicontazione puntuale dei costi di produzione, è possibile gestire in modo trasparente il rapporto con il committente e richiedere un riformulazione degli accordi, che può così essere giustificata al cliente in modo chiaro e incontrovertibile.

 

Le linee guida per implementare la contabilità su commessa

A questo punto è importante comprendere le linee guida da seguire per una corretta implementazione della contabilità su commessa. La gestione di questo percorso può essere articolata in 3 fasi fondamentali:

• 1. Pianificazione e valutazione
• 2. Implementazione
• 3. Avvio e monitoraggio

1. Pianificazione e valutazione

Durante lo step di pianificazione e valutazione, è essenziale stabilire gli obiettivi che si vuole raggiungere. In questa fase, è imprescindibile partire da un’analisi dello scenario di partenza, sia in termini di infrastrutture informatiche esistenti, sia in relazione ai processi che le stesse governano in seno alla gestione dei processi aziendali. Al termine di questo primo approccio dovranno quindi essere selezionati il software e gli hardware da adottare all’interno del sistema.

2. Implementazione

L’implementazione riguarda, per prima cosa, la creazione e la gestione del team di progetto a cui sarà affidato il compito di gestire il software e le relative aree operative. Dovrà inoltre essere gestita la migrazione dei dati aziendali nel nuovo gestionale. Dunque lo step due si scorpora nelle due sottofasi di creazione del team e di migrazione dei dati.

3. Avvio e monitoraggio

La fase di avvio e monitoraggio interessa l’implementazione di un progetto pilota, utile a tracciare i possibili problemi che potrebbero interessare la fase di migrazione e l’acquisizione di una visione continua che permetta, specialmente nelle prime fasi, di individuare eventuali problematiche e di risolverle.

 

Processi, software e hardware

È utile, infine, accendere un focus specifico e tecnico per chiarire ulteriormente le informazioni relative alla prima fase esposta, quella della pianificazione e valutazione. Nello specifico, parliamo dei processi, dei software e dell’hardware che devono essere implementati e gestiti per una contabilità su commessa efficace. Nella produzione su commessa, infatti, non è sufficiente l’adozione di un software per configurare un sistema di analisi dei costi davvero efficace.

Anche qui, utilizziamo un esempio per chiarire meglio la questione: immaginiamo un progettista che dedica le proprie 8 ore lavorative giornaliere alla stessa commessa. In questo esempio, l’operatore carica attraverso il sistema di tracciamento le ore sulla relativa commessa. Per fare ciò, occorre che il sistema sia dotato della componente software, che permette di assegnare le ore di lavoro alla commessa, ma anche di una componente hardware, attraverso la quale riconoscere l’operatore e le relative attività svolte. Lo stesso sistema deve essere adottato per assegnare macchinari, forniture e semilavorati alle rispettive commesse, gestendo al contempo anche la relativa logistica.

Ovviamente, le componenti software e hardware devono essere scelte ed implementate solo dopo aver condotto uno studio dei processi che permetta di capire come essi debbano operare per ottenere i risultati attesi.

WePower si occupa esattamente di questo aspetto: configura la sezione relativa alla definizione e al monitoraggio dei processi e la relativa associazione degli stessi con i sistemi software e hardware utilizzati per la gestione del sistema produttivo nel suo complesso.

Le infrastrutture IT, in questo senso, non possono, da sole, configurare un sistema efficace di analisi e gestione dei costi.

Inoltre, WePower gestisce anche gli aspetti organizzativi, che si strutturano in due sfere:

• Definizione degli obiettivi: raccogliere le richieste del committente e tradurle in interventi concreti e mirati al loro raggiungimento e, ancor prima, valutare la fattibilità degli stessi;
• Gestione del cambiamento: creazione di un team interfunzionale che presidia le fasi di progettazione, implementazione e monitoraggio del cambio organizzativo in azienda. La gestione del cambiamento organizzativo interessa anche il profilo umano ed è funzionale a rendere strutturale e permanente il nuovo mindset organizzativo.

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