Misurazione delle performance aziendali: i KPI da monitorare

Misurazione delle performance aziendali: i KPI da monitorare

Nell’ambito della misurazione delle performance aziendali è essenziale individuare i corretti KPI da monitorare. Tali parametri sono infatti essenziali per tenere sotto controllo l’andamento del business e l’avanzamento verso specifici obiettivi di miglioramento.

Prima di entrare nel merito di quali siano i KPI da tenere d’occhio nella misurazione delle performance aziendali, è però opportuno fare un passo indietro e ripassare le definizioni: cosa si intende per KPI, in particolar modo quando applicati all’impresa?

Cosa sono i KPI aziendali

L’acronimo KPI significa Key Performance Indicators, ossia indicatori chiave di prestazione.

In ambito aziendale, il termine identifica tutti i parametri utilizzabili per il monitoraggio della performance dell’impresa e che sono fondamentali per analizzare l’andamento di specifiche attività o processi. La prima caratteristica chiave dei KPI aziendali risiede nella loro diretta correlazione agli obiettivi di business che l’organizzazione si prefissa.

Tipicamente, possono essere identificate quattro diverse categorie di KPI aziendali:

  1. KPI aziendali generali, ossia che misurano il volume del lavoro
  2. KPI aziendali di qualità, ossia che valutano la qualità dei risultati in funzione di particolari standard
  3. KPI aziendali di costo, ossia che determinano le spese sostenute per raggiungere determinati obiettivi
  4. KPI aziendali di servizio/tempo, ossia che stabiliscono il tempo di risposta che trascorre tra l’avvio di un processo e il suo termine

Tutti questi KPI devono necessariamente essere misurabili per poter essere utilizzati ai fini del monitoraggio della performance aziendale: la quantificazione esatta dei parametri di valutazione è dunque un fattore cruciale per analizzare il progresso di un determinato progetto di miglioramento.

È allo stesso tempo altrettanto importante che i KPI vengano misurati regolarmente, ossia con scadenze temporali ben definite che permettano un confronto efficace, ad esempio su base mensile, trimestrale, semestrale e via discorrendo.

Riassumiamo dunque le principali caratteristiche che tutti gli indicatori chiave di prestazione dovrebbero possedere:

  • Devono essere dati critici, ossia in grado di influenzare le scelte del management
  • Devono essere sintetici, ossia espressi da variabili semplici o composte come ad esempio tempo, fatturato x operatore e via discorrendo
  • Devono essere significativi rispetto ai fenomeni aziendali ai quali sono riferiti
  • Devono essere prioritari, intesi come irrinunciabili per il monitoraggio delle attività
  • Devono essere confrontabili in termini quantitativi o qualitativi

I KPI aziendali permettono non soltanto di misurare particolari fenomeni aziendali nel tempo e nello spazio (ad esempio rispetto alla concorrenza, al settore o al mercato), ma anche di pianificare e programmare le attività dell’organizzazione attraverso la definizione di obiettivi misurabili nel tempo. Al contempo, sono utili a determinare i gap tra obiettivi attesi e risultati effettivamente ottenuti e a progettare opportune azioni correttive.

In linea generale, un buon KPI aziendale offre il vantaggio di rilevare tempestivamente criticità che, diversamente, passerebbero inosservate o sarebbero individuate troppo tardi. È infatti impossibile valutare la performance aziendale esclusivamente da un punto di vista economico-finanziario: bisognerà prendere in considerazione aspetti strategici che poco hanno a che vedere con i dati contabili nudi e crudi, come ad esempio la qualità del prodotto, la rapidità delle consegne, la customer satisfaction o il time to market – ossia fattori che, per loro natura, non hanno alcun impatto immediato sulla contabilità aziendale.

In effetti, misurare le performance aziendali significa basare le proprie decisioni strategiche su un sistema strutturato che permetta la raccolta, l’analisi e l’interpretazione di dati anche molto diversi tra loro, e di solito appartenenti a quattro direttrici principali, che operano in sinergia (ossia che sono da considerarsi fortemente interconnesse):

  1. La prospettiva del cliente
  2. La prospettiva economico-finanziaria
  3. La prospettiva di gestione dei processi
  4. La prospettiva di gestione dello sviluppo futuro

Ora che abbiamo chiarito cosa sono i KPI aziendali, possiamo focalizzarci su come sceglierli per monitorare la performance aziendale.

I principali KPI aziendali per l’industria

In ambito industriale, la valutazione dei KPI aziendali dovrà tenere conto del fatto che, al centro del processo, vi sono le macchine. Pertanto, fattori come efficienza e performance giocheranno un ruolo fondamentale.

Di norma, i principali KPI industriali legati alle macchine includono indicatori quali:

  • Utilizzo della capacità: si riferisce all’utilizzo delle macchine al massimo delle loro potenzialità attraverso il monitoraggio di quanta della loro capacità venga realmente sfruttata. Un esempio di obiettivo: “aumentare l’utilizzo della capacità della macchina X del 55% entro la data Y”.
  • Efficienza globale dell’attrezzatura: essenziale per valutare se le attrezzature e i macchinari siano utilizzati al massimo della loro efficienza, e per evidenziare problematiche ricorrenti (dalla semplice manutenzione alla necessità di pezzi di ricambio).
  • Tempo di fermo macchina: sia pianificato che non, così da ottenere una panoramica chiara della frequenza con cui i sistemi sono fuori servizio e controllare con maggiore precisione il processo produttivo.
  • Tempo di installazione della macchina: il setup è una procedura che può ridurre i tempi di produzione effettivi e che, in definitiva, può rivelarsi più costosa di quanto inizialmente pianificato. Ecco perché è opportuno tenere traccia del tempo necessario all’impostazione dei sistemi e all’esecuzione necessarie attività di configurazione.

Oltre agli indicatori relativi alle macchine, i KPI industriali possono includere anche alcuni indici legati all’inventario. Se l’azienda produce più o meno di quanto effettivamente vende, l’impatto sulle attività e la riduzione del profitto possono rivelarsi significativi.

Tra i KPI legati all’inventario figurano:

  • Precisione dell’inventario: dal momento che ogni linea produttiva è basata sulla fornitura costante di materie prime, l’assenza di queste ultime interrompe o ritarda la produzione, generando una perdita di tempo e risorse. Monitorare la precisione dell’inventario (ad esempio attraverso parametri percentuali) è dunque di vitale importanza.
  • Scarti e avanzi: sono normali in qualunque processo produttivo, ma andrebbero sempre ridotti al minimo, così da fare in modo che la maggiore quantità di materia prima possibile venga effettivamente utilizzata nel processo.

Altre direttrici su cui si muoveranno i KPI aziendali per l’industria includono indicatori di qualità, essenziali per ottimizzare la linea produttiva in modo che i prodotti effettivamente creati rispettino gli standard previsti. Tra questi figurano la percentuale di difetti del prodotto, il rendimento al primo passaggio (ossia i prodotti “perfetti” che non necessitano di alcuna lavorazione successiva), le percentuali di rilavorazione e gli audit non riusciti.

Infine, i KPI industriali includeranno anche una serie di indicatori legati al cliente, relativi alla puntualità delle consegne, ai resi, al gradimento (per esempio attraverso feedback o recensioni); e ai dipendenti, come turnover, ore di formazione necessarie a performare al meglio, profitto generato da ogni operatore e incidenti.

Il metodo SMART per valutare la rilevanza dei KPI aziendali

Uno degli approcci classici per valutare la rilevanza degli indicatori di prestazione aziendale è il cosiddetto metodo SMART, l’acronimo di Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-Bound. Come avrai senza dubbio capito, SMART permette di comprendere se un KPI è specifico, misurabile, realistico, rilevante e temporalmente limitato.

Sono queste le domande che è quindi necessario porsi ogniqualvolta ci si trova a definire un possibile KPI per la misurazione della performance aziendale: è specifico? Ti permette di misurare i progressi verso l’obiettivo? L’obiettivo in questione è realisticamente raggiungibile? È rilevante per la tua azienda, e se sì quanto? In quanto tempo prevedi di raggiungerlo?

A queste domande preliminari ne possono seguire naturalmente altre, più specifiche e che riguardano il tuo settore operativo. Tuttavia, il metodo SMART garantisce un ottimo punto di partenza in base al quale selezionare gli indicatori di prestazione più efficaci per analisi e valutazioni strategiche.

Come scegliere quindi i giusti KPI per misurare la performance aziendale?

La prima regola per scegliere i KPI che misureranno le performance aziendali è che non esiste alcuna regola in merito al numero: una quantità di indicatori prestabilita, o ideale, infatti non c’è. La media di KPI scelta si attesta di norma tra i quattro e dieci, ma nulla vieta di superare questo valore.

In generale, è sempre bene partire dalla corretta definizione di alcuni fattori cruciali legati alla propria attività, ossia:

  • Il settore in cui opera l’azienda
  • Gli obiettivi aziendali
  • Le abitudini consolidate
  • I processi che definiscono il business
  • I requisiti che questi processi dovranno soddisfare
  • La modalità di misurazione dei risultati
  • Le varianti legate agli obiettivi a breve termine

Il passo successivo per scegliere i giusti KPI consiste nel comprendere in modo approfondito in che direzione ci si muove, ossia quali obiettivi si desidera raggiungere. Domande quali:

  • Quale risultato vuoi ottenere?
  • Quanto questo risultato è importante per la tua azienda?
  • Perché è importante?
  • Quali sono i costi necessari a raggiungerlo?
  • Quali risorse dovrai investire?
  • In quanto tempo desideri attuare la tua strategia?
  • Quali compiti dovrai svolgere per realizzarla?
  • Chi sarà coinvolto nella realizzazione della tua strategia?
  • Esistono fattori che possono influenzare i risultati?

Ti permetteranno di focalizzarti al meglio sia sulle priorità che sulle specifiche esigenze della tua organizzazione, e dunque di individuare i KPI da monitorare regolarmente per valutare l’andamento della tua performance.

In linea generale, la performance dell’azienda può essere misurata definendo indicatori appartenenti a quattro categorie principali:

  1. KPI di benchmarking: che permettono di confrontare l’azienda con altre operanti nello stesso settore nei parametri fondamentali
  2. KPI economico-finanziari: che identificano specifici driver economici da non perdere di vista
  3. KPI di costi/efficienza: che rappresentano i parametri di efficienza da mantenere o raggiungere
  4. KPI di qualità/efficacia: ossia che identificano la performance qualitativa raggiunta

Infine, specialmente nei processi industriali è particolarmente importante:

  • Utilizzare KPI a diversi livelli, a partire dallo shopfloor fino al conto economico
  • Operare in modo tale che KPI di diverso livello siano in stretta relazione tra loro

Tale approccio permette, ad esempio, di monitorare il numero di pezzi prodotti da una macchina (o la puntualità nelle consegne di un fornitore, o il numero di ore spese nella progettazione di un determinato prodotto, ecc.) ottenendo già un’importante indicazione in merito a quello che potrebbe essere, ad esempio, il valore di fatturato con cui sarà possibile chiudere il mese, o la marginalità di una determinata commessa.

Definire e usufruire di indicatori chiave di prestazione specifici ti permetterà di usufruire di uno strumento estremamente potente, che focalizza il processo decisionale dell’organizzazione su problemi effettivi più che situazioni una tantum, permettendoti una valutazione oggettiva e non “di pancia” finalizzata a effettuare azioni di miglioramento solo laddove realmente necessarie al raggiungimento della performance ideale.

In un certo senso, quindi, dotarsi di un sistema di KPI aziendali equivale anche ad attuare un vero e proprio cambio culturale, che permette all’organizzazione di affrontare nel modo più adeguato il processo di decision making sulla base di numeri e dati reali, piuttosto che sull’istinto o la “semplice” esperienza.

Alberto Viola

Da quasi 20 anni è Consulente di Direzione ed Organizzazione. Ha lavorato con svariate aziende italiane ed estere di diversi settori e dimensioni, supportandole in processi di miglioramento delle performance e di cambiamento della cultura aziendale. È ideatore di Emprovement, il primo approccio per l’eccellenza delle tue performance aziendali con il quale puoi ottenere il miglioramento dei processi aziendali, attraverso la crescita e il benessere della tua organizzazione. È autore di “A Gemba! Guida operativa per la produzione snella” e “The Lean Production Notebook – Appunti e spunti sulla produzione snella”.