Mappare il flusso del valore nei contesti custom-made

Mappare il flusso del valore nei contesti custom-made

Ridurre l’attesa del cliente nei prodotti custom-made è possibile. Mappare il flusso del valore ci salverà!

Per comprendere subito di cosa parlerò in questo articolo, racconto una storia.

Ecco cosa mi è successo!

Avevo bisogno di un bel paio di scarpe nuove per il matrimonio di un amico. Apro Google, digito ‘customized shoes’ e trovo una bellissima azienda italiana (Evviva il Made in Italy!). Scelgo i dettagli, i materiali, le cuciture, … . Arrivo all’ultimo step, mi confermano l’ordine e mi informano che la consegna è in programma entro 21 giorni… non male per un paio di scarpe realizzate su misura proprio per me, peccato solo che il mio amico si sposasse tra una settimana! Rinuncio all’acquisto, esco di casa, entro in un negozio ‘comune’ e ne compro un paio, per così dire, ‘di serie’. Peccato!

Peccato per me che non ho potuto comprare il mio bellissimo paio di scarpe e peccato per l’azienda che, ovviamente, ha perso un’occasione di vendita pur realizzando un prodotto sicuramente migliore di quello che ho acquistato. A me è successo con le scarpe, ma accade a molti con tantissimi altri prodotti. La domanda che le aziende devono porsi è: come posso fornire ai miei clienti un prodotto custom-made riducendo al minimo il tempo di attesa ed evitando, così, di perdere delle vendite?

Il concetto di flusso del valore

Indipendentemente dal fatto che stiamo parlando di scarpe custom-made o di impianti complessi, la risposta non può che arrivare dall’analisi di ciò che succede lungo l’intero flusso della commessa. Il metodo che viene utilizzo per compiere le necessarie valutazioni è la mappatura del flusso del valore, solitamente abbreviata con VSM.  Il concetto di flusso del valore viene riportato per la prima volta in ‘Lean Thinking nel 1996. Qualche anno più tardi in ‘Learning to See’, gli autori Mike Rother e John Shook forniscono il metodo per passare dal concetto teorico all’utilizzo pratico. Nel corso degli anni questo importante strumento è viene utilizzato più e più volte in ambito manifatturiero, soprattutto per le produzioni di serie.

Il flusso del valore nelle produzioni discontinue e a commessa

Oggi il mercato sta cambiando molto velocemente ed accanto alle produzioni in serie diventano sempre più importanti le produzioni discontinue e a commessa. (Ne parlavo nell’articolo ‘Dimmi quale tipo di produzione a commessa segui e ti dirò che azienda sei!). Per fortuna il metodo VSM è indicato anche in queste situazioni anche se l’applicazione diventa più articolata, sia per il maggior numero di processi che entrano in gioco sia per il perimetro che si va ad indagare che è più ampio. Ricordiamo, infatti, che nel caso di produzioni a commessa, del tipo Engineered to Order in particolare, i processi che entrano in gioco sono diversi: la progettazione, l’acquisto di componenti e materiali, la trasformazione, gli assemblaggi e, nelle situazioni più complesse, anche l’installazione e la messa a regime.

Come applicare il flusso del valore

Per capire come viene applicato il VSM nel caso di produzioni a commessa, partiamo dai basics.

La produzione di un qualunque prodotto, semplice o complesso, dovrebbe avvenire senza interruzioni di alcun tipo e il flusso di trasformazione dovrebbe essere idealmente continuo. La mappatura del flusso del valore è fondamentale poiché consente di registrare tutti gli stop che, per un qualunque motivo, si verificano durante la trasformazione di un prodotto. È possibile evidenziare il momento ed il luogo preciso in cui questo processo di trasformazione si ferma, ma è possibile risalire anche alla causa e alla durata dell’interruzione.

Se nella produzione in serie è relativamente semplice individuare i punti dove il flusso di trasformazione si ferma, nella produzione su commessa è un po’ più articolato. Si possono, però, individuare tre aree principali dove è più frequente che ciò si verifichi.

La prima area è la comunicazione ed il passaggio di informazioni.

Nelle produzioni a commessa sono coinvolti diversi dipartimenti interni all’azienda ed un numero più o meno alto di fornitori di prodotto o di servizio. Avere le informazioni corrette nei tempi giusti diventa fondamentale per assicurare il flusso continuo all’intera commessa.

Sono tipici i casi in cui il dipartimento di progettazione non viene avvisato per tempo di una richiesta di modifica tecnica da parte del cliente. O ancora il caso in cui, durante lo sviluppo di un nuovo componente, non ci si confronta con il dipartimento degli acquisti per capire se, nel proprio parco fornitori, vi sia già chi possiede la tecnologia e le competenze per realizzarlo.

Mappare il flusso del valore aiuta a mettere in luce queste problematiche, ne identifica la frequenza e l’impatto sull’intero flusso. Utilizzare la VSM, inoltre, permette anche di riprogettare il sistema di passaggio delle informazioni in modo che sia più sicuro, rapido e affidabile.

La seconda area riguarda la disponibilità dei materiali.

Nell’ambito delle produzioni a commessa è possibile identificare, a grandi linee, tre famiglie di componenti d’acquisto o di produzione:

  • componenti impiegati solo per una specifica commessa;
  • componenti impiegati su un numero più o meno ampio di commesse;
  • componenti impiegati su tutte le commesse.

Sono frequenti i casi in cui i componenti utilizzati solo su specifiche commesse richiedono tempi di approvvigionamento lunghi e questi si riflettono sul tempo di attesa del cliente.

Le altre due tipologie di componenti sono, invece, più semplici da approvvigionare, ma anche qui è necessario prestare molta attenzione. Il caso tipico è quello in cui, al momento del bisogno, ci si rende conto di non avere il componente necessario e le ragioni possono essere le più varie: ritardi nella produzione o nelle consegne, giacenze errate di magazzino, errori nella compilazione delle distinte dei materiali necessari, etc.

Per quanto riguarda la disponibilità dei materiali, la mappa del flusso del valore aiuta, per esempio, ad identificare quali sono i componenti ’critici’, ossia quelli con tempi di approvvigionamento più lunghi e/o quelli che hanno maggiore probabilità di non essere disponibili al momento del bisogno. Una volta identificati, la VSM aiuta a definire le modalità operative migliori per prevenire, sin dalle fasi di progettazione di una commessa, questi rischi.

La terza area riguarda la flessibilità ed affidabilità dei fornitori.

Nell’ambito della produzione su commessa possono verificarsi situazioni in cui, a causa di un ritardo o di un errore in un qualunque punto del flusso, diventi necessario ripianificare le attività per mantenere inalterata la data di consegna finale. A patto di comunicare tempestivamente la ripianificazione a tutti gli attori coinvolti, spesso capita che l’anello debole della catena sia rappresentato dai fornitori esterni che possono avere difficoltà a riallinearsi rapidamente alle nuove tempistiche.

La mappa del flusso del valore permette di individuare quali sono i fornitori più a rischio da questo punto di vista, quali sono i loro tempi medi di consegna per le diverse  famiglie di prodotto e quali sono le performance. È possibile, sempre grazie alla mappa del flusso del valore, comprendere anche quali sono le azioni più efficaci da mettere in campo per aumentare la flessibilità dei fornitori o per instaurare insieme a loro sinergie tese a minimizzare queste problematiche.

La mappatura del flusso del valore, dunque, può essere utilizzata con successo nei casi di produzione su commessa. Si rivela, anzi, un metodo molto efficace per capire quali sono le azioni da intraprendere per ridurre i tempi di attesa dei clienti. Non è certo la risposta a tutti i problemi, ma se il primo passo per migliorare è quello di ‘vedere’ quali e dove sono i problemi, allora la VSM raggiunge il suo scopo.

Carlo Marrazzo

Esperto di miglioramento delle performance dei processi, inizia il suo percorso professionale nel settore automotive, per poi spostarsi nella consulenza di direzione. Ha impostato e condotto con successo numerosi progetti di Lean Transformation e Operational Excellence in diversi settori aziendali, dapprima come manager di importanti gruppi aziendali e poi come consulente di direzione. Nel corso degli anni si è specializzato, soprattutto, nell’ottimizzazione delle performance di produzioni su commessa, dove i clienti finali richiedono prodotti ad alto contenuto di customizzazione. È un professionista con un forte focus sul risultato e con una grande capacità di guidare persone e organizzazioni nel raggiungimento di obiettivi sfidanti. È ideatore di ValueXcellence, il primo approccio per il miglioramento delle performance globali della catena del valore, dedicato alle aziende che, come la tua, fanno o intendono fare della customizzazione di prodotto una delle loro principali leve strategiche.