L’outsourcing nelle produzioni complesse

L’outsourcing nelle produzioni complesse

Sai cos’è l’outsourcing? L’outsourcing è quel processo attraverso il quale le aziende affidano ad un fornitore esterno un’attività o un servizio.

Il grado di innovazione, anche in questo ambito, ha raggiunto livelli alti e ha generato nel corso del tempo importanti cambiamenti, sia nei modelli di business adottati dalle aziende sia nel modo in cui queste generano valore. Oggi non è difficile trovare aziende che si occupino di trasformazione o di assemblaggio, il cui modello di business non prevede la presenza di magazzini: il rifornimento delle linee di trasformazione, la consegna dei kit alle linee di assemblaggio e, addirittura, la gestione e la consegna del prodotto finito vengono affidate ad un operatore esterno specializzato. E sulla scia di questo esempio, se ne possono trovare molti altri: vi sono realtà che scelgono l’outsourcing delle attività di procurement o di quelle di manutenzione degli impianti.

Le insidie dell’outsourcing

In un settore caratterizzato da prodotti complessi, dove la produzione avviene per commessa e le commesse non sono ripetitive (leggi il mio articolo a proposito di tipologie di produzione a commessa), non è difficile immaginare quante possano essere le insidie dell’outsourcing.

Una su tutte: non si considera l’outsourcing come un processo da definire a livello strategico, che parte dall’individuare quali siano le competenze core dell’azienda. Questo comporta che, ad ogni commessa, è necessario rivalutare l’opportunità o meno di affidare una parte di processo ad un fornitore esterno, replicando così un’attività decisionale che, oltre a portare via tempo e risorse, non fornisce alcuna garanzia di successo.

Le motivazioni alla base dell’outsourcing

Più che redigere un decalogo per stabilire se e quando vale la pena esternalizzare parte di un processo o compiere delle valutazioni economiche per decidere se l’esternalizzazione conviene, credo valga la pena ragionare sulle motivazioni che devono essere alla base di questa scelta. Analizziamole insieme.

1. La riduzione dei costi globali

Il primo motivo per cui vorremmo affidare all’esterno un processo è la riduzione dei costi globali. Spesso, in sede di analisi, vengono effettuati dei calcoli e di conseguenza vengono fatte delle considerazioni, anche complesse, tramite le quali si cerca di prendere la decisione migliore. Questi calcoli però in generale sono più vicini al vero se vengono valutate produzioni ripetute, diventano invece molto meno affidabili quando abbiamo a che fare con produzioni a commessa.

In questo caso, al di là dei calcoli che comunque restano necessari, esistono due regole basilari e semplici da seguire per capire se il nostro potenziale fornitore possa metterci nelle condizioni di abbassare i nostri costi globali:

  • regola 1: verificare se il fornitore utilizza tecnologie e processi più efficienti dei nostri
  • regola 2: verificare se il fornitore ha un costo del lavoro più basso del nostro.

Se nessuna di queste due opzioni si verifica, è molto probabile che l’outsourcing non permetta di ridurre i costi globali. E anche se dai calcoli iniziali l’esternalizzazione dovesse apparire come la giusta soluzione, probabilmente nel medio periodo i risultati non confermerebbero questa decisione.

I fattori di una possibile incongruenza potrebbero essere:

viene ridotto solo il costo variabile, mentre i costi fissi legati al processo esternalizzato gravano nuovamente sull’azienda;

  • i tempi di consegna si allungano, generando ritardi, costi extra di occupazione e mancata redditività;
  • la qualità tende a diminuire, innescando costi aggiuntivi, ritardi, rilavorazioni, etc..

2. La carenza di risorse

La seconda motivazione per cui un processo, o parte di esso, può essere affidato ad un fornitore esterno è la carenza di risorse.

Per sua natura, il mondo delle produzioni a commessa è facilmente soggetto a questo tipo di problematica: è sempre difficile determinare quante commesse ci verranno affidate nel prossimo periodo e quale sarà il carico di lavoro che queste produrranno nelle diverse aree aziendali. Di conseguenza, è difficile organizzare i reparti e distribuire i carichi; in queste situazioni, diventa rischioso rivolgersi a un fornitore esterno all’ultimo momento, quando ormai non sappiamo più se riusciremo o meno a far fronte agli impegni.

Per decidere se vale la pena rivolgersi a un fornitore esterno o no, è opportuno compiere queste tre valutazioni:

  • fase 1: identificare quali sono storicamente i processi soggetti a maggiore variabilità e quelli che più di altri fanno da bottleneck del processo di evasione di una commessa;
  • fase 2: trovare più di un fornitore che possa occuparsi dei processi individuati al punto precedente e con loro avviare un primo rapporto per poter valutare sul campo reattività e affidabilità;
  • fase 3: con i fornitori che sembrano poter dare maggiori garanzie, infine, è conveniente instaurare dei rapporti di partnership consolidati. In un ideale rapporto tra cliente e fornitore, illustrato nel grafico, la sezione gialla rappresenta la perfetta situazione.

3. La definizione delle proprie competenze core

Infine, il terzo motivo da valutare è questo: la volontà dell’azienda di liberarsi da attività non core, proteggere gli asset di bilancio e aumentare la propria focalizzazione e specializzazione.

Si tratta sicuramente dell’aspetto più delicato da analizzare nelle produzioni a commessa (vedi Il successo di un’azienda “a commessa” si gioca sulle competenze core), poiché ci troviamo di fronte a catene di valore molto lunghe che vanno dalla progettazione all’installazione.

In tal caso, due sono i potenziali rischi che potremmo correre:

non affidare nulla in outsourcing, ritenendo core tutte le attività e rischiando così di perdere in efficienza ed intaccare le marginalità;

affidare in outsourcing processi, o parte di essi, strategici per la nostra organizzazione, rischiando così di perdere il know-how in quella specifica area.

Grazie alla mia esperienza, ho capito che è molto utile, nel momento in cui è già stato identificato un potenziale processo da affidare in outsourcing, porsi tre domande specifiche. Eccole:

  • domanda 1: partendo da zero, sarebbe per noi interessante sviluppare questa capacità al nostro interno o sarebbe più conveniente acquistarla in esterno? La risposta a questa domanda definisce il nostro know-how e le nostre capacità tecniche relative a quel preciso processo;
  • domanda 2: siamo così bravi nel realizzare questo processo che un domani potremmo immaginare di proporci sul mercato per vendere la nostra capacità nel realizzarlo stand alone, in aggiunta al nostro prodotto o servizio attuale? La risposta a questa domanda definisce la nostra attuale leadership di mercato su questo processo;
  • domanda 3: se immaginiamo la nostra organizzazione, ci sono oggi figure che lavorano a questo processo e che domani potrebbero diventare i nostri leaders? La risposta a questa domanda definisce quanta attenzione stiamo ponendo nel processo, investendo in professionalità che riteniamo importanti.

Se rispondiamo negativamente a tutte le domande, allora possiamo affidare in outsourcing il processo in esame. Se una o più risposte sono invece positive, è necessaria un’ulteriore riflessione più approfondita per poter compiere una scelta strategica.

Valutare se dare in outsourcing un processo o parte di esso è complesso. Capire, però, quale sia la motivazione che ci spinge a farlo è il primo passo per comprendere le variabili su cu ragionare ed il percorso decisionale da affrontare.

Carlo Marrazzo

Esperto di miglioramento delle performance dei processi, inizia il suo percorso professionale nel settore automotive, per poi spostarsi nella consulenza di direzione. Ha impostato e condotto con successo numerosi progetti di Lean Transformation e Operational Excellence in diversi settori aziendali, dapprima come manager di importanti gruppi aziendali e poi come consulente di direzione. Nel corso degli anni si è specializzato, soprattutto, nell’ottimizzazione delle performance di produzioni su commessa, dove i clienti finali richiedono prodotti ad alto contenuto di customizzazione. È un professionista con un forte focus sul risultato e con una grande capacità di guidare persone e organizzazioni nel raggiungimento di obiettivi sfidanti. È ideatore di ValueXcellence, il primo approccio per il miglioramento delle performance globali della catena del valore, dedicato alle aziende che, come la tua, fanno o intendono fare della customizzazione di prodotto una delle loro principali leve strategiche.