Analisi organizzativa aziendale: una cura di successo passa da una diagnosi efficace

Come è possibile individuare l’approccio di miglioramento corretto se non si parte da una valutazione accurata della situazione di partenza?

Questo principio, applicabile a tutti gli ambiti del quotidiano, è naturalmente valido anche quando si parla di miglioramento aziendale. L’analisi dello “stato delle cose” intesa come la mappatura dei processi, delle procedure e dell’organizzazione interna dell’impresa rappresenta dunque il punto di partenza per una profonda rivoluzione finalizzata a un cambiamento duraturo.

Ogni business opera attraverso un complesso di attività tra loro interdipendenti, e che hanno come obiettivo il raggiungimento di particolari obiettivi. Attraverso la ricezione di una serie di input, le attività aziendali si svolgono secondo quello che dovrebbe essere un ordine logico definito da una serie di regole e risorse, e secondo particolari sequenze temporali.

Analizzando l’organizzazione e le sue attività, sarà possibile ottenere una rappresentazione chiara di come processi e procedure dell’impresa vengono svolti, individuare i punti di criticità e definire margini e modalità di miglioramento.

 

Processi e procedure sono alla base della performance di un’impresa

Il valore di un’azienda è il risultato dell’efficacia della performance legata alla catena dei suoi processi e delle sue procedure. Ma che differenza c’è tra un processo e una procedura all’interno di un’impresa?

Si definisce processo aziendale un insieme di attività interne tra loro interconnesse, finalizzate a creare valore attraverso la trasformazione di particolari risorse (input) in un prodotto finale (output).

Le procedure aziendali, d’altro canto, possono essere definite invece come le regole, le modalità, le sequenze di attività e le decisioni finalizzate a soddisfare il processo.

Come è facile intuire, una gestione aziendale di successo è quella che sarà in grado di strutturare procedure e processi funzionali e ottimizzati per il raggiungimento del risultato, e per la produzione di valore reale sia per l’impresa che per il cliente.

Tipicamente, l’analisi organizzativa aziendale dovrà concentrarsi sulle attività primarie di un’impresa, come la logistica interna ed esterna, le Operations, il Marketing e il Sales, l’eventuale produzione e i servizi, ma anche sulle attività di supporto – intese come lo sviluppo tecnologico, gli approvvigionamenti, la gestione del personale e delle infrastrutture.

 

Come è fatta una struttura organizzativa aziendale

La struttura organizzativa che è alla base delle attività di qualunque azienda non è un’entità immobile e non modificabile, ma al contrario va considerata come un assetto tattico che è possibile implementare per migliorare la performance complessiva dell’impresa.

Di norma, esistono tre principali configurazioni della struttura organizzativa aziendale: funzionale, divisionale e a matrice.

La struttura funzionale è la più comune e vede l’azienda suddivisa al proprio interno secondo particolari ambiti operativi: avremo dunque l’area amministrativa, quella dedicata agli acquisti, l’area sales, la produzione, l’ufficio tecnico, il customer care e via discorrendo. Di solito, questa struttura organizzativa è tipica della aziende che realizzano prodotti o servizi standardizzati e che considerano l’efficienza e la rapidità di esecuzione uno dei fattori chiave per il successo.

La struttura divisionale vede invece una segmentazione dell’azienda in funzione di linee di prodotto, servizio o mercato. All’interno di queste divisioni sono di solito presenti strutture funzionali e alcune funzioni possono duplicarsi tra una divisione e l’altra. Saranno al contempo presenti anche funzioni generali comuni a tutte le divisioni, come ad esempio l’amministrazione.

Infine, la struttura a matrice è una sorta di mix tra le due precedenti e si sviluppa su due dimensioni diverse: una prettamente funzionale, e una specifica (ad esempio con focus per linea di prodotto o per segmento di mercato). Tale modalità dovrebbe, teoricamente, superare i limiti delle strutture funzionale e divisionale attraverso un approccio più articolato, in cui l’equilibrio tra le varie realtà interne dovrà essere mantenuto con la massima attenzione.

Ciascuna delle strutture organizzative aziendali che abbiamo elencato avrà, chiaramente, potenziale e criticità molto diverse. L’analisi organizzativa aziendale sarà sempre finalizzata a minimizzare gli svantaggi intrinseci e a sviluppare la performance.

 

Che cos’è l’analisi organizzativa aziendale, a cosa serve, e come avviene

L’analisi organizzativa aziendale rappresenta uno strumento di gestione che ha lo scopo di migliorare i processi produttivi dell’impresa.

Altri obiettivi di questo tipo di intervento includono la proposta di indicazioni, approcci e metodologie per una visione organizzativa aziendale più evoluta e performante. In questo senso, il consulente aziendale potrà suggerire l’acquisizione di particolari strumenti e modalità di lavoro per creare coerenza e ottimizzazione tra input e output.

Attraverso una visione sistemica dell’organizzazione nella sua interezza, sarà possibile conoscere i meccanismi che regolano il suo funzionamento interno tanto quanto le relazioni che intercorrono tra particolari fenomeni sociali, economici, professionali ed etici.

L’analisi organizzativa aziendale andrebbe dunque essere considerata un vero e proprio strumento di management dinamico che “legge e interpreta” le organizzazioni, razionalizzandone le modalità operative. Per fare ciò, processerà tutti i fattori che compongono l’azienda evidenziando il rapporto causa/effetto che intercorre tra i diversi processi, diagnosticherà carenze, criticità, sprechi e incongruenze e favorirà la riprogettazione interna.

Mappare l’organizzazione aziendale è un’attività complessa che prende in considerazione tutti gli elementi che compongono l’impresa. Comporterà una diagnosi unica per ogni organizzazione che darà vita a una ristrutturazione ad hoc di processi e procedure, seppure di norma strutturata su approcci consolidati.

A partire dall’analisi dell’organigramma e delle relazioni che intercorrono tra i diversi attori dell’organizzazione, per procedere poi all’individuazione della responsabilità gestionali, a quella delle relazioni funzionali e dei meccanismi operativi (ossia le regole dell’organizzazione), l’analisi organizzativa aziendale mira a ristrutturare, rivisitare e riorganizzare per produrre performance ed efficienza.

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Da quasi 20 anni è Consulente di Direzione ed Organizzazione. Ha lavorato con svariate aziende italiane ed estere di diversi settori e dimensioni, supportandole in processi di miglioramento delle performance e di cambiamento della cultura aziendale. È ideatore di Emprovement, il primo approccio per l’eccellenza delle tue performance aziendali con il quale puoi ottenere il miglioramento dei processi aziendali, attraverso la crescita e il benessere della tua organizzazione. È autore di “A Gemba! Guida operativa per la produzione snella” e “The Lean Production Notebook – Appunti e spunti sulla produzione snella”.

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